BAN LÃNH ĐẠO CÔNG TY/ MANAGEMANT COMPANY

TRÍCH Điều 30 : CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ MỘT SỐ PHÒNG BAN CÔNG TY DSEATECH 

1. Ban Tài chính -Kế toán
2. Ban PT Các Dự án
3. Khối các công trường
4. Ban kiểm soát chất lượng QC/QS
5. Ban Kỹ thuật, BIM
6. Ban Mua hàng
7. Ban Thanh quyết toán
8. Ban Hành chính – Nhân sự
9. Ban Đấu thầu
10. Ban phát triển lực lượng thi công
11. Ban Pháp chế
12. Ban phát triển bất động sản
13. 13. Ban bảo hành bảo trì

Tổng Giám đốc điều hành hệ thống thông qua các trưởng đơn vị. Và được điều hành trên hệ thống phầm mềm quản lý doanh nghiệp hiện đại IHCM.

Điều 31 : CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC ĐƠN VỊ

1. Tổng giám đốc:

• Điều hành mọi hoạt động của Công ty theo Điều lệ, chính sách, mục tiêu, qui chế của Công ty và tuân thủ các qui định của pháp luật .
• Hoạch định các mục tiêu từng thời kỳ để thực hiện chính sách Công ty, quyết định của Hội đồng quản trị và đảm bảo sự phát triển của Công ty .
• Xây dựng và triển khai kế hoạch hành động thực hiện các mục tiêu được Hội đồng quản trị duyệt .
• Tổ chức cơ cấu bộ máy điều hành hoạt động Công ty có hiệu quả theo chính sách và mục tiêu do Hội đồng quản trị đề ra .
• Xây dựng, củng cố,và phát triển thương hiệu DSEATECH.

1. Phó tổng  tài chính

– Lập kế hoạch tài chính, triển khai và theo dõi các hoạt động tài chính, kiểm soát ngân quỹ

– Tiến hành phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp nhằm nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp

– Hoạch định chiến lược tài chính của doanh nghiệp

–  Xây dựng một chính sách phân chia lợi nhuận hợp lý

– Đảm bảo rằng các loại tài sản của doanh nghiệp được kiểm soát và sử dụng hợp lý và sinh lời

– Kiểm soát và giám sát hạn mức cấp tín dụng/ sử dụng cho các công trình, phòng ban

– Xem xét, đánh giá, kiểm tra và phân tích dự báo hoạt động tài chính kế toán của các bộ phận, các hợp đồng , dự án

– Theo dõi và xử lý với hànghóa không phù hợp nhập mua và ra quyết định hàng hóa không sử dụng hoặc không phù hợp

– Tổ chức , kiểm tra thử nghiệm hàng mua 10. Lập kế hoạch điều hành của bộ phận

-. Chịu trách nhiệm hoạt động của phòng mua hàng, phòng đấu thầu

– Lập và gửi các yêu cầu cải tiến chất lượng đến công ty

– Lập kế hoạch và triển khai đào tạo đến các bộ phận

– Điều hành các cuộc xem xét của lãnh đạo cấp bộ phận về hệ thống chất lượng tại bộ phận

–  Báo cáo với Tổng giám đốc định kỳ mỗi tháng 1 lần về tình hình thực hiện nhiệm vụ và thường xuyên báo cáo kịp thời và cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty

– Phối hợp chặt chẽ với các thành viên trong ban giám đốc và các trưởng bộ phận trong công ty

– Thực hiện các công tác ủy quyền khác khi Tổng giám đốc vắng mặt ở công ty.

1. Phó tổng thi công

• Tổ chức, quản lý và điều hành mọi hoạt động của các Ban chỉ huy công trình. Thực hiện và tổ chức các công tác kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động trên các công trường. Lập các kế hoạch tổng thể về triển khai thi công tại các dự án.
• Chủ trì các công tác: Lập các kế hoạch thi công, Lập biện pháp thi công, Lập kế hoạch điều phối, cung ứng vật tư và nhân công cho các công trình. Phê duyệt các kế hoạch thi công liên quan của các Ban chỉ huy công trường.
• Xây dựng các phương án tổ chức các Ban chỉ huy công trường.
• Chủ trì công tác thẩm định các nhà thầu phụ, lựa chọn các phương án sản xuất và thi công tiết kiệm và hiệu quả.
• Phê duyệt bản vẽ ShopDrawing, bản vẽ gia công chi tiết cho nhà máy sản xuất gia công sản phẩm.
• Thực hiện công tác nghiệm thu, bàn giao, thanh quyết toán của các Ban chỉ huy công trường.
• Tổ chức công tác điều hành và quản lý toàn bộ các công việc về kỹ thuật, thi công, máy móc thiết bị tại các Ban chỉ huy công trường.
• Xây dựng và tổ chức triển khai các kế hoạch về nhân sự, nhân công lắp dựng cho toàn bộ khối thi công.
• Hoàn thiện các công việc khác được giao của Tổng giám đốc

1. Giám đốc dự án

• Lập và xây dựng kế hoạch thi công, biện pháp thi công, tổ chức và điều hành mọi hoạt động của bộ phận kỹ thuật, các Ban chỉ huy công trường, Thực hiện và tổ chức các công tác kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động trên công trình và chịu trách nhiệm trước ban tổng giám đốc mọi hoạt động của dự án;
• Phân công vai trò, nhiệm vụ của các thành viên trong ban quản lý dự án;
• Làm việc với các đơn vị tư vấn để có thể đưa ra các giải pháp thiết kế phù hợp với quy chuẩn, tiêu chuẩn hiện hành, tiết kiệm, khả thi và đảm bảo an toàn;
• Làm việc trực tiếp với các cơ quan chức năng về các thủ tục pháp lý của dự án; – Kiểm tra theo dõi chất lượng, tiến độ và chi phí thực hiện dự án;
• Phối hợp với các đơn vị tư vấn, nhà thầu thi công để xử lý kịp thời mọi vướng mắc, đảm bảo các kế hoạch thực hiện của dự án;
• Nghiệm thu, thanh quyết toán cho các đơn vị nhà thầu thi công của dự án;
• Thay mặt ban tổng giám đốc thực hiện tất cả các công việc đối nội và đối ngoại của dự án.
• Lên kế hoạch và Đào tạo , chuẩn hóa nguồn nhân lực cho các công trình
• Chuẩn bị và kên phương án nhân lực cho các công trình của công ty
• Các công việc khác theo yêu cầu của Ban Tổng Giám Đốc.

1. Khối công trường 

• Chỉ huy trưởng công trường
• Chỉ huy trưởng, giám sát công trình M&E (Điều hòa không khí, hệ thống điện, PCCC, hệ thống cấp thoát nước)
• Lập và đề xuất kế hoạch triển khai tổng thể công trình
• Quản lý, tổ chức triển khai thi công các công trình theo kế hoạch và tiến độ thi công đã được Giám đốc phê duyệt
• Chịu trách nhiệm trực tiếp về chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật, tiến độ của công trình
• Chỉ đạo, giám sát và đảm bảo thực hiện đầy đủ an toàn lao động tại công trường
• Quản lý đội ngũ kỹ sư, giám sát, công nhân công trường theo phân cấp
• Báo cáo, đề xuất ý kiến với Trưởng phòng Quản lý thi công các vấn đề về công tác tổ chức thi công công trình, các khó khăn, sự cố bất thường tại công trình để chỉ đạo giải quyết nhằm thi công đúng tiến độ và đạt chất lượng
• Thực hiện thủ tục nghiệm thu bàn giao theo đúng quy định.
  • Chỉ huy phó phụ trách hiện trường
• Phụ trách công tác hiện trường, giám sát công trình M&E (Điều hòa không khí, hệ thống điện, PCCC, hệ thống cấp thoát nước….)
• Quản lý, tổ chức triển khai thi công các khu vực được giao theo kế hoạch và tiến độ thi công đã được Ban Điều hành dự án phê duyệt
• Chịu trách nhiệm trực tiếp về chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật, tiến độ của khu vực phụ trách
• Chỉ đạo, giám sát và đảm bảo thực hiện đầy đủ an toàn lao động tại khu vực phụ trách
• Quản lý đội ngũ kỹ sư, giám sát, công nhân tại khu vực vụ trách
• Báo cáo, đề xuất ý kiến với Chỉ huy trưởng dự án các vấn đề về công tác tổ chức thi công công trình, các khó khăn, sự cố bất thường tại công trình để chỉ đạo giải quyết nhằm thi công đúng tiến độ và đạt chất lượng
• Thực hiện thủ tục nghiệm thu bàn giao theo đúng quy định.
  • Chỉ huy phó phụ trách shop hoàn công
• Phụ trách công tác shop bản vẽ triển khai thi công, hoàn công công trình M&E (Điều hòa không khí, hệ thống điện, PCCC, hệ thống cấp thoát nước….)
• Quản lý, tổ chức triển khai shop thi công và hoàn công các khu vực được giao theo kế hoạch và tiến độ thi công đã được Ban Điều hành dự án phê duyệt
• Chịu trách nhiệm trực tiếp về kỹ thuật, khối lượng của khu vực phụ trách
• Quản lý đội ngũ kỹ sư thuộc bộ phận mình phụ trách
• Báo cáo, đề xuất ý kiến với Chỉ huy trưởng dự án các vấn đề về công tác tổ chức thi công công trình, các khó khăn, sự cố bất thường tại công trình để chỉ đạo giải quyết nhằm phát hành bản vẽ thi công đúng tiến độ và đạt chất lượng .
• Thực hiện thiết kế triển khai Shopdrawing bằng AutoCAD (hoặc các phần mềm chuyên ngành 3D) hệ thống cơ điện (M&E) theo sự phân công của Trưởng nhóm Thiết kế
• Bóc tách vật tư của khu vực Thiết kế được phân công để đặt hàng Vật tư cho dự án
• Thực hiện bản vẽ hoàn công khu vực thiết kế được phân công, bảo vệ khối lượng thi công với Chỉ huy trưởng
• Tổ chức, sắp xếp và chịu trách nhiệm về kết quả công việc được phân công đúng thời hạn và chất lượng.
  • Cán bộ shop
• Thực hiện thiết kế triển khai Shopdrawing bằng AutoCAD (hoặc các phần mềm chuyên ngành 3D) hệ thống cơ điện (M&E) theo sự phân công của Trưởng nhóm Thiết kế
• Bóc tách vật tư của khu vực Thiết kế được phân công để đặt hàng Vật tư cho dự án
• Thực hiện bản vẽ hoàn công khu vực thiết kế được phân công, bảo vệ khối lượng thi công với Chỉ huy trưởng
• Tổ chức, sắp xếp và chịu trách nhiệm về kết quả công việc được phân công đúng thời hạn và chất lượng.
  • Cán bộ giám sát hiện trường
• Đo đạc, phân tích và xây dựng khối lượng điển hình và định mức liên quan tại công trường
• Giám sát khối lượng nghiệm thu khối lương cho thầu phụ thi công
• Phân tích chi phí và báo cáo chi tiết quá trình thi công dự án của thầu phụ thi công
• Kiểm soát và quản lý tiến độ, nguồn lực thi công, kế hoạch dòng tiền đối của thầu phụ
• Kiểm soát khối lượng thanh quyết toán
• Chịu trách nhiệm thực hiện, kiểm soát các hồ sơ thanh quyết toán, đấu thầu của thầu phụ
• Kiểm soát chất lượng thi công Cơ Điện tại dự án của công ty đang thực hiện theo đúng quy định về chất lượng của công ty ban hành;
• Chủ động tư vấn, khuyến cáo những lỗi thi công để đảm bảo các yêu cầu về kỹ thuật;
  • Cán bộ an toàn
• Thực hiện các công việc trong quy trình kiểm soát An toàn lao động tại dự án triển khai thi công
• Hàng ngày kiểm tra bảo hộ lao động, các trang thiết bị an toàn của công nhân đến làm việc tại dự án và của các nhà thầu thi công tại dự án
• Tiến hành thường xuyên việc thực hiện tập huấn, đào tạo về An toàn lao động cho công nhân, CBNV đến làm việc tại công trường và dự án
• Xây dựng các quy trình, quy chế, quy định về công tác BHLĐ, ATLĐ và VSLĐ trong dự án và đề xuất các biện pháp nhằm thúc đẩy công tác An toàn vệ sinh lao động tại công trường được đảm bảo nhất
• Mở sổ và định kỳ theo dõi công tác kiểm định các thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn
• Tổng hợp và báo cáo định kỳ về công tác thực hiện an toàn lao động tại dự án
• Thực hiện một số công việc khác theo sự chỉ đạo.
  • Cán bộ thanh toán
• Lập hồ sơ nghiệm thu chất lượng, bản vẽ hoàn công, hồ sơ thanh quyết toán công trình;
• Bóc tách kiểm tra khối lượng chi tiết, lập hồ sơ phát sinh điều chỉnh
• Lập tiến độ, kế hoạch thi công và kế hoạch cung ứng vật tư, thiết bị và nhân lực
• Áp định mức, đơn giá và lập dự toán công trình;
• Theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình thi công.
• Trực tiếp thí nghiệm vật tư và lấy kết quả thí nghiệm
• Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên
  • Kế toán kho
• Quản lý công tác Trình mẫu Vật tư tại dự án, làm việc với các bên có liên quan về trình mẫu vật tư: Chủ đầu tư, Nhà cung cấp, Chỉ huy trưởng, Ban Mua sắm… chốt được mẫu vật tư cho dự án;
• Chịu trách nhiệm về khối lượng và chất lượng vật tư tại Công trường, đặt hàng, nhập vật tư
• Quản lý công tác Thí nghiệm vật tư và Nghiệm thu vật tư theo đơn đặt hàng và theo quy trình của công ty
• Quản lý và Điều phối cấp phát Vật tư cho tổ đội theo lịch thi công, theo dõi số lượng xuất, nhập tồn, kiểm tra và báo cáo Vật tư hàng tháng
• Nghiệm thu vật tư với chủ dầu tư, tư vấn giám sát.
• Phối hợp với Bô phận Quản lý hợp đồng trong công tác thanh toán vật tư
  • Thư ký công trình
• Quản lý và hỗ trợ tổng hợp chấm công cho CBNV tại Dự án;
• Kiểm soát lương làm thêm giờ cho CBNV dưới Dự án;
• Kiểm soát nhân viên đến tiếp nhận và nhân viên nghỉ việc tại Dự án;
• Kiểm soát, hỗ trợ và điều phối công tác Đào tạo tại Dự án
• Quản lý và kiểm soát hồ sơ thanh toán, hồ sơ của nhà thầu tại Dự án;
• Phụ trách và kiểm soát chi phí của ban điều hành dự án;
• Trợ lý, kiểm soát và cập nhật hồ sơ nhân sự (bảo hiểm, đánh giá hết hạn HĐLĐ…) gửi về phòng nhân sự;
• Đề xuất, kiểm soát và Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị tại Dự án;
• Trợ lý công việc cho Chỉ huy trưởng;
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp.

1. Phòng tài chính

6.1.Trưởng phòng

* Tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động của Phòng tài chính kế toán:

– Xây dựng, tổ chức và chuẩn hoá hệ thống tài chính kế toán bao gồm: xây dựng các quy trình, quy chế, quy định liên quan đến tài chính kế toán

– Tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học, tiết kiệm, hiệu quả, phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên trong bộ phận và hướng dẫn các kế toán viên thực hiện các nghiệp vụ thuộc phần hành của mình

– Hướng dẫn và kiểm tra kế toán viên lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu của ban lãnh đạo, các BCTC, báo cáo thuế tháng/quý/năm

– Chịu trách nhiệm về các giao dịch với các cơ quan hữu quan như cơ quan Thuế, Sở kế hoạch đầu tư, Kho bạc Nhà nước, Hải quan… và các đối tác như Ngân hàng, khách hàng, nhà cung cấp…

– Trực tiếp báo cáo đồng thời lên Ban lãnh đạo, ban kiểm soát tình hình tài chính kế toán, việc thực hiện các kế hoạch tài chính trong tháng, quý, năm

– Xử lý các báo cáo của kế toán tổng hợp, kế toán viên về các vấn đề nghiệp vụ và quản lý doanh thu, chi phí, hàng hóa, tài sản cố định, …

– Phê duyệt các khoản thanh toán do các bộ phận trong công ty đề nghị

– Phê duyệt các bảng tính lương do kế toán tổng hợp lập

– Phê duyệt các báo cáo xử lý chênh lệch hàng tồn kho

– Phê duyệt các báo cáo thuế trước khi gửi cơ quan thuế

– Ký các báo cáo khác của kế toán viên và sổ sách, chứng từ kế toán công việc của nhân viên kế toán trưởng

* Tư vấn đề tài chính, vốn và ngân sách trong Công ty:

– Phân tích tài chính các hoạt động kinh doanh của của công ty, phân tích lưu lượng hàng tiêu thụ và lưu lượng hàng tồn kho, phân tích doanh thu thực tế và kế hoạch để có ý kiến về mặt tài chính với ban lãnh đạo

– Tìm, dự trữ, cân đối và điều hoà các quỹ tiền tệ cũng như điều phối hợp lý dòng lưu chuyển tiền tệ của Công ty; xác định cơ cấu vốn hợp lý của công ty và tìm cách sử dụng đồng tiền nhàn rỗi tạm thời mang lại lợi nhuận cao nhất có thể

– Theo sát việc thực hiện các hoạt động kinh doanh để có kế hoạch thu hồi và điều hoà nguồn vốn cho toàn công ty

– Phân tích hiệu quả kinh tế của các dự án đầu tư mặt hàng, mở các cửa hàng mới để tư vấn cho ban lãnh đạo về mặt tài chính của các dự án

– Xây dựng, đề xuất các kế hoạch đầu tư, phân bổ, sử dụng, tái sử dụng nguồn vốn của Công ty.

– Tư vấn cho Ban lãnh đạo và bộ phận bán hàng về mặt tài chính các chương trình kinh doanh tiếp thị, bán hàng từng thời kỳ

– Hỗ trợ các phòng ban khác giải quyết các công việc liên quan đến mặt tài chính

– kế toán với khách hàng, nhà cung cấp và các đơn vị liên quan

* Hoàn thiện các công việc khác được giao của ban lãnh đạo

6.2. Kế toán nội bộ

– Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các bộ phận, phần hành, giữa các đơn vị nội bộ, số liệu chi tiết và tổng hợp.

– Kiểm tra các định khoản nghiệp vụ phát sinh của các phần hành hoặc đơn vị

– Kiểm tra đối chiếu tổng hợp ,cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp

– Kiểm tra đối chiếu số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết.

– Hạch toán các bút toán nội sinh, các bút toán cuối kỳ trước khi lên báo cáo tài chính.

– Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán cho các bộ phận, phần hành liên quan

– Kiểm tra và đối chiếu những bút toán nội sinh với các bộ phận, phần hành liên quan

– Theo dõi, phân tích và đôn đốc công nợ. Đề xuất xử lý các khoản công nợ

– Đề xuất những bút toán, chế độ báo cáo và mẫu biểu báo cáo phù hợp

– Kiến nghị quy trình thực hiện các nghiệp vụ kế toán, luân chuyển chứng từ trong đơn vị- Lập báo cáo quản trị dòng tiền, quản trị doanh thu, chi phí

– Lập báo cáo tài chính theo từng quý, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết

– In sổ chi tiết và tổng hợp, tổng hợp theo công ty theo quy định

– Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở- Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu

– Cung cấp số liệu cho ban giám đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu

– Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của phụ trách văn phòng KT – TV

– Kiến nghị và đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến trong công tác kế toán

– Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định

– Hoàn thiện các công việc khác được giao của Trưởng phòng và ban lãnh đạo

6.3. Kế toán ngân hàng

– Kiểm tra tính đúng đắn các nội dung ghi trên séc và viết phiếu thu séc với những séc hợp lệ.

– Lập bảng kê nộp séc, trình ký, đóng dấu để nộp ra ngân hàng

– Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của đề nghị thanh toán và lập lệnh chi tiền, uỷ nhiệm chi, công văn mua ngoại tệ (đối với lệnh chi ngoại tệ)… và nộp ra ngân hàng.

– Kiểm tra đơn xin bảo lãnh ngân hàng của các bộ phận khi có nhu cầu phải bảo lãnh của ngân hàng

– Lập hồ sơ bảo lãnh tại các ngân hàng.

– Chuyển hồ sơ cho kế toán trưởng và chủ tài khoản ký.

– Nộp hồ sơ cho ngân hàng

– Theo dõi tình hình thực hiện các bảo lãnh tại các ngân hàng

– Lập hồ sơ vay vốn ngân hàng, trả nợ vay ngân hàng theo qui định của ngân hàng và mục đích của từng lần vay.

– Chuyển hồ sơ cho kế toán trưởng và chủ tài khoản ký.

– Chuyển giao hồ sơ cho ngân hàng và theo dõi tình hình nhận nợ và trả nợ vay ngân hàng.

– Chuẩn bị hồ sơ mở L/C.

– Theo dõi tình hình mở thanh toán, ký hậu vận đơn gốc, bảo lãnh các LC

– Nhận chứng từ từ các ngân hàng, xắp xếp theo nội dung

– Kiểm tra chứng từ báo nợ, báo có, báo vay, báo trả vay của các ngân hàng.- Định khoản, vào máy các chứng từ tiền gửi, ký cược, ký quỹ, tiền vay ngân hàng.

– In bảng kê, ký người lập bảng kê, chuyển cho người kiểm soát

– Sau khi hồ sơ được kiểm tra, đóng file lưu trữ.

– Kiểm tra số dư các tài khoản ngân hàng và làm bút toán chênh lệch tỷ giá các tài khoản ngân hàng.

– In phiếu kế toán, ký người lập và chuyển cho kế toán trưởng ký và lưu trữ.

– Kiểm tra số dư tiền gửi các ngân hàng để xem tăng giảm của tiền gửi ngân hàng, báo cáo cho trưởng phòng để kiểm soát và thực hiện kế hoạch dòng tiền

– Nộp tiền ra ngân hàng để phục vụ các hoạt động của công ty

– Theo dõi để thực hiện các công việc đã yêu cầu và giải đáp các khúc mắc của phía ngân hàng

– Hoàn thiện các công việc khác được giao của Trưởng phòng và ban lãnh đạo

6.4. Kế toán kho

– Khi có phát sinh các nghiệp vụ phải lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ như: Nhập, xuất hàng hóa, vật tư … + Lập phiếu nhập kho (kèm chứng từ đầu vào : Hợp đồng, h/đ GTGT, Invoice, Packing List, Phiếu Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, … + Lập phiếu xuất kho (kèm chứng từ đầu ra : Phiếu yêu cầu xuất vật tư, Phiếu Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, h/đ GTGT, …)

– Hạch toán doanh thu, giá vốn, công nợ.công việc của kế toán kho

– Theo dõi công nợ nhập xuất vật tư, lập biên bản xác minh công nợ theo định kỳ.

– Tính giá nhập xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan.

– Kiểm tra các hóa đơn nhập hàng từ nhà SX, xử lý tất cả các trường hợp thiếu hụt vật tư, hàng hóa.

– Phối hợp với thủ kho nhanh chóng làm các thủ tục trong việc xuất hàng hóa cho khách hàng.

– Theo dõi lượng nhập, xuất, tồn vật tư ở tất cả các khâu, các bộ phận trong hệ thống SX, kịp thời đề xuất việc lập kế hoạch dự trữ vật tư vv…

– Thường xuyên: kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hoá vật tư trong kho được sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các qui định của công ty. Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán.

– Trực tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, nếu hàng nhập xuất có giá trị lớn.

– Tham gia công tác kiểm kê định kỳ (hoặc đột xuất), đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán. Chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê.

– Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn

– Kế toán kho đòi hỏi phải có sự hiểu biết nhất định về vật tư hàng hóa trong kho, nhất là những vật tư có nhiều chủng loại, quy cách mẫu mã khác nhau, vật tư là hóa chất dể cháy nổ, dể hư hỏng vv…

– Hoàn thiện các công việc khác được giao của Trưởng phòng và ban lãnh đạo

6.5 . Kế toán thuế

– Hàng ngày: Tập hợp hết các chứng từ gốc, theo dõi sổ sách, nếu công ty mới thành lập thì nộp tờ khai thuế môn bài và nộp tiền thuế môn bài theo bậc thuế môn bài. Thuế môn bài là công việc của đầu năm .

– Cuối tháng: Làm báo cáo thuế cho tất cả các loại thuế mà công ty áp dụng (thuế GTGT, TNCN nếu có) , nghĩa vụ tiền nộp thuế GTGT cho hàng tháng nếu công ty có số thuế phát sinh nghĩa là đầu ra – đầu vào.

– Hàng quý: Làm báo cáo thuế tháng của quý đó, báo cáo quý cho thuế GTGT, TNDN, TNCN, báo cáo sử dụng hoá đơn

– Cuối năm: Làm báo cáo tài chính, báo cáo thuế cho tháng cuối năm và báo cáo thuế TNDN quý 4, báo cáo quyết toán thuế TNCN

– Hoàn thiện các công việc khác được giao của Trưởng phòng và ban lãnh đạo

1. Phòng thanh toán

7.1.Trưởng phòng thanh toán

– Trực tiếp điều hành và chịu mọi trách nhiệm hoạt động thanh toán của Dự án, chịu trách nhiệm trước HĐQT/Tổng Giám đốc về công việc được phân công và theo tiến độ thanh toán các hợp đồng ký kết với các bên

– Soạn thảo và đàm phán hợp đồng với Chủ đầu tư và nhà thầu phụ;

– Phân tích tài chính cho dự án và kiểm soát các vấn đề tài chính của công trình triển khai

– Dự đoán, phân tích hiện trạng từng dự án đầu tư, báo cáo thẩm định các đối tác hợp tác đầu tư

– Lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi và khả thi của dự án cùng phương án triển khai phát triển dự án

– Thiết lập mối quan hệ với các chủ đầu tư, đối tác để tiến hành đàm phán cho việc đầu tư vào dự án

– Khai thác và triển khai giá đầu vào cho các dự án của công ty

– Quản lý và lưu trữ các hồ sơ đã, đang hoàn thành về pháp lý , HS chất lượng, khối lượng, bản vẽ hoàn công của các dự án

– Các yêu cầu khác của Ban lãnh đạo công ty

7.2. Phó phòng thanh toán

– Lập hồ sơ nghiệm thu chất lượng, bản vẽ hoàn công, hồ sơ thanh quyết toán công trình;

– Bóc tách kiểm tra khối lượng chi tiết, lập hồ sơ phát sinh điều chỉnh

– Lập tiến độ, kế hoạch thi công và kế hoạch cung ứng vật tư, thiết bị và nhân lực

– Áp định mức, đơn giá và lập dự toán công trình;

– Theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình thi công.

– Trực tiếp thí nghiệm vật tư và lấy kết quả thí nghiệm

– Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên

7.3. Nhân viên

– Lập hồ sơ nghiệm thu chất lượng, bản vẽ hoàn công, hồ sơ thanh quyết toán công trình;

– Bóc tách kiểm tra khối lượng chi tiết, lập hồ sơ phát sinh điều chỉnh

– Lập tiến độ, kế hoạch thi công và kế hoạch cung ứng vật tư, thiết bị và nhân lực

– Áp định mức, đơn giá và lập dự toán công trình;

– Theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình thi công.

– Trực tiếp thí nghiệm vật tư và lấy kết quả thí nghiệm

– Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên

1. Trưởng phòng mua hàng

8.1.Trưởng phòng mua hàng

8.2. Phó phòng mua hàng

8.3. Nhân viên

– Chuẩn bị và Lập kế hoạch Vật tư cho Dự án (kiểm soát mã hiệu, xuất sứ)

– Kế hoạch đặt và cấp phát vật tư cho Dự án

– Làm việc với Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát về trình mẫu (kết hợp với bộ phận Quản lý hợp đồng)

– Kết hợp với bộ phận Quản lý hợp đồng làm so sánh vật tư đầu vào và vật tư lắp đặt hoàn thành.

– Tư vấn cho Ban Chỉ huy sử dụng và có kế hoạch Quản lý/ Đặt hàng cho phù hợp

– Hoàn thiện các công việc khác được giao của ban lãnh đạo

1. Phòng đấu thầu

9.1.Trưởng phòng đấu thầu

– Chịu trách nhiệm Điều hành, quản lý nhân viên phòng Đấu thầu để thực hiện công tác chuyên môn cho các dự án Xây dựng Công nghiệp mà công ty đấu thầu

– Lên kế hoạch và phân công công việc làm các công tác hồ sơ như: hồ sơ dự thầu, hồ sơ chào giá

– Tham gia vào các buổi phỏng vấn, thuyết minh với Chủ Đầu Tư, Tư Vấn Quản Lý Dự Án, Tư Vấn Đấu Thầu về hồ sơ dự thầu, hồ sơ chào giá

– Đưa ra các phương án chào giá hợp lý, hiệu quả, tối ưu cho dự án.

– Chịu trách nhiệm pháp lý cho công trình triển khai

– Chịu trách nhiệm trình mẫu và đệ trình vật tư triển khai công trình

– Hoàn thiện hợp đồng với chủ đầu tư

– Hoàn thiện các công việc khác được giao của ban lãnh đạo

9.2. Phó phòng đấu thầu

– Điều hành, quản lý nhân viên phòng Đấu thầu để thực hiện công tác chuyên môn cho các dự án Xây dựng Công nghiệp mà công ty đấu thầu

– Lên kế hoạch và phân công công việc làm các công tác hồ sơ như: hồ sơ dự thầu, hồ sơ chào giá

– Tham gia vào các buổi phỏng vấn, thuyết minh với Chủ Đầu Tư, Tư Vấn Quản Lý Dự Án, Tư Vấn Đấu Thầu về hồ sơ dự thầu, hồ sơ chào giá

– Đưa ra các phương án chào giá hợp lý, hiệu quả, tối ưu cho dự án.

– Chịu trách nhiệm pháp lý cho công trình triển khai

– Chịu trách nhiệm trình mẫu và đệ trình vật tư triển khai công trình

– Hoàn thiện hợp đồng với chủ đầu tư

– Hoàn thiện các công việc khác được giao của ban lãnh đạo

9.3. Nhân viên

– Chịu trách nhiệm chạy định mức, nhập giá, so sánh

– Chịu trách nhiệm hồ sơ pháp lý

– Chịu trách nhiệm về phần pháp lý và phần giải pháp kỹ thuật cho hồ sơ đấu thầu các dự án và chào giá.

– Quản lý hồ sơ năng lực công ty

– Trình mẫu và đệ trình vật tư

– Hoàn thiện hồ sơ thầu

– Hoàn thiện các công việc khác được giao của trưởng phòng và ban lãnh đạo

1. Phòng kỹ thuật

10.1.Trưởng phòng kỹ thuật

– Quản lý, thực hiện và kiểm tra công tác kỹ thuật, thi công nhằm đảm bảo tiến độ, an toàn, chất lượng, khối lượng và hiệu quả kinh tế trong toàn Công ty;

– Quản lý sử dụng, sửa chữa, mua sắm thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty.

– Xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các dự án, các loại phương tiện xe máy thiết bị thi công, các sản phẩm khác để tổ chức thực hiện trong toàn Công ty.

– Kiểm tra, xác định khối lượng, chất lượng, quy cách vật tư, mức hao phí lao động trên cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật được duyệt; Xây dựng phương án thi công, phương án PCCN, phương án an toàn lao động và vệ sinh môi trường đối với các công trình lớn trọng điểm; Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc lập và duyệt phương án thi công, phương án PCCN, phương án an toàn lao động, vệ sinh môi trường đối với các công trình nhỏ.

– Phối hợp cùng với phòng Kinh doanh, phòng dự án lập hồ sơ dự thầu các công trình Công ty tham gia đấu thầu.

– Hướng dẫn, giám sát và kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong quá trình sản xuất về mặt kỹ thuật, chất lượng, tiến độ, an toàn lao động, máy móc thiết bị và vệ sinh môi trường.

– Hướng dẫn và cùng các đơn vị trực thuộc lập hồ sơ nghiệm thu công trình, phối hợp với chủ đầu tư nghiệm thu bàn giao công trình.

– Quản lý, bảo quản, sửa chữa, điều động toàn bộ xe máy thiết bị thi công trong toàn Công ty. Lập kế hoạch sửa chữa, mua sắm thiết bị máy móc hàng quý, năm. Phối hợp cùng phòng Dự án, phòng Tài chính kế toán khoán quản ca xe, máy các loại tại các đơn vị trực thuộc Công ty và các đối tác ngoài Công ty.

– Trực tiếp tổ chức thi công công trình do phó tổng giám đốc Công ty quyết định.

– Phối hợp với phòng Tổ chức hành chính xây dựng kế hoạch kiểm tra tay nghề, đào tạo, đào tạo lại, tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực của Công ty.

– Quản lý công tác an toàn lao động, vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ, mạng lưới an toàn viên, vệ sinh viên, lực lượng phòng chống cháy nổ đến các đơn vị trực thuộc trên phạm vi toàn Công ty.

– Nghiên cứu xây dựng kế hoạch, phương án đổi mới công nghệ, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, các sáng kiến, sáng chế vào sản xuất kinh doanh của Công ty.

– Đề xuất với lãnh đạo Công ty về các biện pháp tăng cường công tác quản lý nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, áp dụng các sáng kiến cải tiến kỹ thuật và tiến bộ KHKT vào trong quá trình sản xuất kinh doanh.

– Đình chỉ thi công đối với đội trưởng, cá nhân và công trình khi phát hiện có sự vi phạm nghiêm trọng trong công tác quản lý kỹ thuật, an toàn lao động, an toàn PCCN và báo cáo phó tổng Giám đốc Công ty có biện pháp xử lý kịp thời.

– Phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ khác để cùng hoàn thành nhiệm vụ được giao.

– Đề nghị lãnh đạo Công ty về việc khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nâng bậc và các quyền lợi khác đối với tập thể và các cá nhân thuộc phòng quản lý.

10.2. Phó phòng kỹ thuật

– Điều hành phòng kỹ thuật khi trưởng phòng vắng mặt

– Hỗ trợ các mảng do sự phân công của trưởng phòng

– Đọc bản vẽ,triển khai bản vẽ hệ thống cơ điện.
– Bóc tách khối lượng dự toán.

– Kiểm tra và kiểm soát khối lượng, bản vẽ hoàn công và quyết toán các công trình.
– Thực hiện công việc theo sự chỉ đạo cấp trên.

10.3. Nhân viên

– Đọc bản vẽ, triển khai bản vẽ hệ thống cơ điện.
– Bóc tách khối lượng dự toán.

– Kiểm tra và kiểm soát khối lượng, bản vẽ hoàn công và quyết toán các công trình.
– Thực hiện công việc theo sự chỉ đạo cấp trên.

1. Phòng hành chính- nhân sự

11.1.Nhân viên hành chính

– Chăm sóc đời sống tinh thần của CBNV trong tập đoàn, truyền tải thông điệp lãnh đạo, xây dựng & đẩy mạnh văn hóa doanh nghiệp; Lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, tổ chức các sự kiện (thành lập công ty, lễ tổng kết cuối năm, các ngày lễ…), hoạt động phong trào khác (nghỉ mát, dã ngoại, thi đấu thể thao, văn nghệ,…);

– Quản trị các kênh truyền thông nội bộ của công ty: Email, Forum, Youtube ( TV), ấn phẩm nội bộ;

– Quản trị phần nội bộ trên Website, quản trị web tuyển dụng;

– Biên soạn tài liệu và trực tiếp đào tạo hội nhập nhân viên mới, đào tạo kỹ năng, văn hóa doanh nghiệp…;

– Phối hợp xây dựng và đề xuất kế hoạch phát triển truyền thông nội bộ, văn hóa doanh nghiệp theo từng giai đoạn;

– Làm lương và quản lý nhân sự các bộ phận cty

– Chịu trách nhiệm quản trị & vận hành các hệ thống phần mềm nội bộ

–  Xây dựng các ứng dụng & tiện ích nội bộ và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của quản lý & lãnh đạo

– Triển khai các dự án ERP theo yêu cầu

–  Đào tạo, hướng dẫn, viết tài liệu và hỗ trợ người dùng, khai thác và phát triển các hệ thống phần mềm

– Nghiên cứu công nghệ & các giải pháp mới

–  Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng

– Chuẩn bị thiết bị, văn phòng phẩm cho các phòng ban trong Công ty

– Quản lý, cấp phát đồng phục cho CBNV

– Soạn thảo các văn bản hành chính

– Quản lý, lưu trữ hồ sơ giấy tờ

– Quản lý con dấu

– Quản lý xe công

– Công việc khác theo phân công của Quản lý trực tiếp & Ban lãnh đạo.

11.2. Nhân viên nhân sự

– Căn cứ vào Kế hoạch & Ngân sách đào tạo hàng năm để lập các kế hoạch triển khai đào tạo chi tiết hàng tháng

– Phân bổ nguồn lực để cân đối kế hoạch triển khai đào tạo chi tiết hàng tháng

–  Lập kế hoạch tài chính phục vụ cho hoạt động đào tạo hàng tháng

– Chi tiết hóa các kế hoạch đào tạo tháng thành các kế hoạch đào tạo tuần

– Tổng hợp kết quả kiểm tra, đánh giá học viên/CBNV cuối các chương trình đào tạo hoặc định kỳ (6-12 tháng) 6. Kiểm soát, đảm bảo chuẩn bị đầy đủ và chu đáo hậu cần các chương trình đào tạo

– Thông báo các lịch đào tạo tập trung tới học viên và theo dõi tham dự đúng giờ, đầy đủ

– Chăm sóc học viên, tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng để đề đạt các giải pháp phù hợp lên cấp trên

– Triển khai và tổng hợp các Phiếu đánh giá khóa học dành cho HV, GV để đề xuất phương án điều chỉnh chương trình đào tạo (nếu có)

– Xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ cho các CBNV trong Phòng Ban do cá nhân phụ trách

– Đánh giá hiệu quả công việc của CBNV sau đào tạo theo kế hoạch định kỳ của Công ty, Tập đoàn

– Tham gia các hoạt động đào tạo nội bộ và đào tạo nâng cao chuyên môn của Tập đoàn

– Báo cáo kết quả đào tạo định kỳ theo cấp báo cáo hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu từ cấp trên

– Báo cáo chi phí đào tạo hàng tháng

– Đáp ứng kế hoách nhân sự của Ban lãnh đạo , trưởng các bộ phận khi được phê duyệt

– Hoàn thiện các công việc khác được giao của ban lãnh đạo

– Làm Công tác bảo hiểm xã hội cho cán bộ nhân viên

– Đăng ký giảm trừ gia cảnh

1. Phòng phát triển lực lượng thi công

12.1.Trưởng phòng phát triển lực lượng thi công

– Lên kế hoạch đáp ứng nhân sự của công ty và nhà thầu phụ thi công theo tháng, quý, năm và kế hoạch dài hạn.

– Tham gia đánh giá tìm kiếm các nhà thầu phụ, tổ đội

– Kết hợp với phòng nhân sự chuẩn bị đào tạo, tuyển dụng

– Báo cáo kết quả cho phó tổng thi công

– Làm các công việc do cấp trên giao phó

12.2. Nhân viên

– Lên kế hoạch và tìm kiếm các nhà thầu phụ, tổ đội

– Kiểm tra và đánh giá hiện trường các công việc theo kê khai của nhà thầu phụ, tổ đội

– Báo cáo kết quả theo sự giao việc của trưởng phòng

– Làm các công việc do trưởng phòng và cấp trên giao phó

1. Phòng bảo hành

13.1.Trưởng phòng bảo hành

– Chịu trách nhiệm về tất cả hoạt động xậy dựng, triển khai và quản lý hệ thống bảo hành, chăm sóc khách hàng của công ty

– Bảo hành sản phẩm và chăm sóc khách hàng:
– Thiết lập, tổ chức, quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phòng bảo hành
– Tìm hiểu, phân tích, đánh giá về thực trạng kỹ thuật của các sản phẩm đã và đang triển khai để đưa ra phương án bảo hành một cách hiệu quả nhất.
– Tiếp nhận và xử lý các sự cố, thắc mắc, phàn nàn của khách hàng về sản phẩm qua công văn, email, điện thoại hoặc gặp trực tiếp
– Chịu trách nhiệm hướng dẫn, giám sát, chỉ đạo nhân viên phòng bảo hành hoàn thành nhiệm vụ được giao
– Xậy dựng chính sách bảo hành chung cho tất cả các sản phẩm của công ty
– Xây dựng và thiết lập các điểm bảo hành cho công ty trên cả nước.
– Báo cáo định kỳ cho Ban lãnh đạo (theo ngày/tuần/tháng/quý) tùy theo thời điểm và tính chất công việc mà phòng bảo hành đảm nhiệm.

– Thực hiện các công việc có liên quan đến phòng bảo hành.
– Hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc chăm sóc khách hàng.

13.2. Nhân viên

– Tiếp nhận và xử lý các sự cố, thắc mắc, phàn nàn của khách hàng về sản phẩm qua công văn, email, điện thoại hoặc gặp trực tiếp

– Lập báo cáo các sự cố phát sinh không có trong qui trình

– Thực hiện các công việc có liên quan đến phòng bảo hành.
– Hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc chăm sóc khách hàng.

– Báo cáo định kỳ cho trưởng phòng (theo ngày/tuần/tháng/quý) tùy theo thời điểm và tính chất công việc mà mình đảm nhiệm.